第一步

整理

分类整理

按“件”要求对文件材料进行分类整理；科研类按“卷”整理。

第二步

装订

用棉线装订

1.将材料上的订书钉、别针等拆去。2.棉线装订分三针，针脚距为7cm、8cm、8cm、7cm，距左侧纸边缘1 cm。3.穿针顺序：从纸背面中间针眼开始穿入，最后至背面中间针眼结束并系死扣。4.科研、图书等带封皮的材料要右侧对齐，其他要求相同。

第三步

编页码

用铅笔编写页码

1.竖排版面在右下角用铅笔编写数字页码，反面有字的在左下角写。2.横排版面把纸横过来在右下角写，反面有字的在右上角写。3.空白纸不写页码。4第一页要写页码。

第四步

保管期限

按照保管期限

分类

保管期限是长期、30年、10年，尽量不往10年里分。

第五步

排序

将分类后的材料分别排序

按照材料落款日期从前往后排列。材料多的可以把落款日期用铅笔标在左上角。

第六步

录入系统

在档案系统里录入材料名称等内容，先不要提交

1.通过智慧校园进入档案管理系统，进入“文档管理”，找到本部门本年度一栏（比如2025）分别按顺序录入到相应保管期限（长期、30年）内。2.档案系统的录入顺序、材料名称等要和纸质版保持一致。3.打印出归档文件目录。

第七步

移交

交纸质材料

关注微信群“职能部门档案工作群”消息，将纸质版材料和打印好的归档文件目录在规定时间内移交档案馆（厚德楼0107室），经档案馆老师核实无误后完成移交工作。