德州学院文件材料的部门立卷与归档规则

一、基本原则

（一）依法归档，集中管理

《档案法》和《高等学校档案管理办法》中规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理；高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理”。

（二）部门立卷

教育部令第 27 号《 高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

二、档案实体立卷流程

（一）预立卷（材料的形成与积累）

1、学校各单位、机关各部门等实体单位，均为立卷部门。

2、各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按学校公文处理制度将办理完毕的文件材料做好收集与积累工作。

3、平时注意收集本单位每项重要的教学、科研、党政管理等工作中形成的具有完整、准确、系统的文件材料，并及时整理立卷。

4、凡上报的请示要注意收集批示意见，如批示是口头答复的要在请示上以文字注明。

5、文件落款要注明年月日。

6、凡有单位落款的文件一定要加盖公章。

（二）整理立卷（组卷）

在文件材料收集齐全的基础上，一般应按下列步骤进行立卷。

1、组卷原则：按年度、问题立卷

（1）分年度

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

（2）分问题

将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。

工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。

会议文件，按会议的届次组合。

统计、报表、名册等，按照格式名称组合。

简报按名称或期号组合。

其他文件可按特殊形式组合。

（3）分期限

将文件材料按规定的不同保管期限分开。

2、卷内文件排序的原则

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列

（1）批复在前，请示、报告在后。

（2）结论性材料在前，依据性材料在后。

（3）其他文件材料按时间顺序排列。

3、整理

对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的

照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。

4、编页号

卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。

5、填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。

立卷人：由立卷责任者签名。

审核人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。

立卷时间：由立卷人按实际立卷时间填写。

6、拟写案卷标题

案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件

材料的主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。

案卷题名一般不超过 50 个字，要求书写工整，字迹清楚。

7、其他要求

（1）备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。

（2）文件材料一般归档一份，学校正式编号的行文等重要文件材料，一式二份归档。

（3）归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档； 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》 (GB ／ T 18894-2002) 执行。

档 案 馆

2012年3月29日